Urbalterre accorde la plus grande importance et le plus grand soin à la protection de la vie privée et des Données à caractère personnel ainsi qu’au respect des dispositions légales en vigueur en la matière.
Cette Politique de confidentialité (ci-après la « Politique ») a pour objectif de fournir une information simple, claire et complète aux personnes (« vous », « vos », « votre ») sur les Traitements de Données personnelles les concernant et mis en œuvre par Urbalterre en qualité de Responsable de traitement.
Pour l’ensemble des Traitements nommés ci-après, Urbalterre détermine les moyens et les finalités et agit ainsi en qualité de Responsable de traitement au sens de la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles et notamment du Règlement UE 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du Traitement des Données à caractère personnel et à la libre circulation de ces Données (ci-après « RGPD »).
Dans cette Politique, « Urbalterre », « nous », « notre » et « nos » font référence à :
Urbalterre SAS, société par actions simplifiée dont le siège est situé au 82, boulevard Guigou, 13004 Marseille, France, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Paris sous le numéro 751 647 645 et représentée par Fabienne L’HOSTIS en sa qualité de Présidente.
Vous pouvez trouver l’ensemble des informations relatives à la société Urbalterre sur notre page Mentions légales.
Dans le cadre des activités d’audit, de conseil, de DPO externalisé et de formation, Urbalterre agit en tant que Sous-traitant au sens du RGPD et sur les seules instructions de ses clients, lesquels agissent en qualité de Responsables de traitement.
Quelles données nous collectons et pourquoi nous les collectons?
Commentaires
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Données des clients, prestataires et partenaires d’Urbalterre
| Finalités | Données personnelles collectées | Bases légales du traitement | Destinataires | Durées de conservation |
| Pour gérer votre demande de devis pour nos prestations (audit, Conseil, DPO externalisé ou formation) | Nom, prénom, adresse email professionnelle, téléphone professionnel, fonction, et toute les informations contenues dans les échanges (nature de la demande, etc.) ; | Consentement | Service commercial d’Urbalterre | Pour les demandes de devis n’aboutissant pas à la conclusion d’un contrat : le temps nécessaire à l’étude et au suivi de la demande + une (1) année après la clôture de la demande (ou du dernier contact le cas échéant) |
| Pour gérer le contrat conclu entre votre société et Urbalterre en qualité de client, prestataire ou partenaire. | Nom, prénom, fonction, signature des signataires du contrat | Contrat | Services internes en charge du suivi de la relation commerciale et/ou du partenariat, de la comptabilité/facturation et aux collaborateurs des services impliqués par la demande/le contrat | Pendant toute la durée de la relation contractuelle puis 5 ans à compter de la fin de la relation contractuelle aux fins de répondre à notre intérêt légitime d’assurer la protection et les défenses de nos droits en cas de contentieux |
Données en vue d’un recrutement
Si vous nous communiquez les coordonnées d’une référence, il vous incombe de vous assurer que celle-ci en est informée et vous a donné son accord.
Vos Données personnelles seront dans tous les cas, détruites sur simple demande de votre part (voir la section sur les modalités de contact du DPO), dans un délai maximum d’un (1) mois à compter de votre demande.
| Finalités | Données personnelles collectées | Bases légales du traitement | Destinataires | Durées de conservation |
| Pour gérer votre demande de candidature à un poste chez Urbalterre | Nom, prénom, adresse email, téléphone, expériences professionnelles ainsi que toutes les informations que vous nous communiquez via la transmission de votre candidature et/ou de votre curriculum vitae et/ou des entretiens : photo, compétences, niveau d’étude, langues parlées, prétentions salariales, adresse personnelle, loisirs, situation familiale, etc | Intérêt légitime d’Urbalterre et/ou de votre Consentement | Service RH d’Urbalterre | En cas d’issue positive à une candidature : les Données relatives à un collaborateur sont conservées pour le temps de sa présence au sein d’Urbalterre et après son départ pour la durée de conservation légale applicable. En cas d’issue négative à une candidature : six (6) mois, sauf opposition de votre part. |
Données en vue de formations
| Finalités | Données personnelles collectées | Bases légales du traitement | Destinataires | Durées de conservation |
| Gestion des inscriptions à nos ateliers/formations ou entretiens d’audit par mail | – Représentants de l’entreprise (départements formation et finance) : nom, prénom, titre, adresses email, numéro de téléphone. | Contrat | Service formation d’Urbalterre | Pendant toute la durée d’exécution du contrat de formation et, aux fins de répondre à notre intérêt légitime d’assurer la protection et les défenses de nos droits en cas de contentieux, pendant cinq (5) années suivant la fin de la relation contractuelle. |
Quels droits avez-vous sur vos données?
Si vous avez laissé des commentaires sur le site, vous pouvez demander à recevoir un fichier contenant toutes les données personnelles que nous possédons à votre sujet, incluant celles que vous nous avez fournies. Vous pouvez également demander la suppression des données personnelles vous concernant en écrivant à gestion@urbalterre.com. Cela ne prend pas en compte les données stockées à des fins administratives, légales ou de sécurité.
Conformément à la règlementation en vigueur, vous disposez d’un droit d’accès et de rectification de vos Données personnelles ainsi que de celui d’en demander l’effacement (droit à l’oubli), le droit de vous opposer à leur Traitement et d’en obtenir la limitation ou la portabilité dans la mesure où cela est applicable, sous réserve des motifs légitimes impérieux dont pourrait justifier Urbalterre pour conserver vos Données.
S’agissant des Données personnelles relatives à votre candidature, nous vous invitons à maintenir à jour les informations vous concernant par notification à Urbalterre.
Lorsque vous exercez vos droits, notre Délégué à la protection des données traite vos Données personnelles à des fins de gestion de votre demande (civilité, nom, prénom, copie de la pièce d’identité, nature de la demande, réponse apportée). Ces Données sont conservées pendant une durée de trois (3) ans, à l’exception de la copie de votre pièce d’identité, laquelle est supprimée immédiatement après avoir fait la vérification d’identité.
Vous pouvez exercer ces droits ou poser toute question relative à la gestion de vos données personnelles par Urbalterre en vous adressant à :
- Par email à l’adresse suivante : contact@urbalterre.com
- Par courrier à l’adresse suivante :
Urbalterre
A l’attention du Délégué à la protection des données (DPO)
82, boulevard Guigou
13004 Marseille
En cas de doute raisonnable sur l’identité du demandeur, un justificatif d’identité pourra le cas échéant être demandé. Vous disposez également du droit de saisir la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), 3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07, de toute réclamation se rapportant à la manière dont Urbalterre collecte et traite vos données
Où nous envoyons vos données?
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Modifications de la présente Politique
Urbalterre est susceptible de modifier la Politique de protection des Données si elle en nécessite le besoin. Nous veillerons à ce que vous soyez informés de ces modifications par une mention spéciale sur notre site internet.
Comment nous protégeons vos données?
Urbalterre s’engage à protéger vos Données personnelles contre toute perte, destruction, altération, accès ou divulgation non autorisée. Pour cela, Urbalterre met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées, au regard de la nature des Données et des risques que leur Traitement comporte, pour préserver la sécurité et la confidentialité de vos Données personnelles et, notamment, pour empêcher qu’elles soient déformées, endommagées, ou que des Tiers non autorisés y aient accès.
Ces mesures peuvent notamment comprendre des pratiques telles qu’un accès limité aux Données par le personnel des services habilités à y accéder en raison de leurs fonctions, des garanties contractuelles en cas de recours à un prestataire externe, des études d’impact sur la vie privée, des examens réguliers de nos pratiques et Politiques de respect de la vie privée et/ou des mesures de sécurité physiques et/ou logiques (accès sécurisé, procédé d’authentification, copies de sauvegarde, logiciel antivirus, pare-feu, etc.).
Annexe : Définitions
Consentement : toute manifestation de volonté, libre, spécifique, éclairée et univoque par laquelle la Personne concernée accepte, par une déclaration ou par un acte positif clair, que des Données à caractère personnel la concernant fassent l’objet d’un Traitement.
Délégué à la protection des données (ou « DPO ») : personne désignée par Urbalterre en charge de la protection des Données personnelles au sein d’Urbalterre et de la conformité d’Urbalterre à la législation applicable.
Destinataire : personne physique ou morale, l’Autorité publique, le service ou tout autre organisme qui reçoit communication de Données à caractère personnel, qu’il s’agisse ou non d’un Tiers.
Données à caractère personnel/Données personnelles/Données : toute information se rapportant à une Personne concernée notamment par référence à un identifiant tel qu’un nom, un numéro d’identification, un numéro de carte d’identité, un salaire, des dossiers de santé, des informations de compte bancaire, des habitudes de conduite ou de consommation, des Données de localisation, un identifiant en ligne, etc. Le terme « Données personnelles » inclut les Données à caractère personnel sensibles.
Données à caractère personnel sensibles/Données personnelles sensibles : désigne les Données à caractère personnel révélant ou reposant sur :
l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, religieuses ou philosophiques ;
l’appartenance à une organisation syndicale ;
la santé physique ou mentale ;
l’orientation sexuelle ou la vie sexuelle ;
les Données génétiques et biométriques ;
des Données relatives aux condamnations pénales, aux infractions ou aux mesures de sûreté connexes.
Législation applicable : ensemble de réglementation relatif à la protection des Données personnelles et applicable aux Traitements de Données personnelles effectués par Urbalterre, à savoir le Règlement européen n°2016/679 relatif à la protection des Données à caractère personnel (RGPD), la Loi informatique et libertés modifiée, et toute autre réglementation qui y serait relative, applicable à Urbalterre.
Personne concernée/Personne : personne physique sur laquelle porte les Données à caractère personnel et qui peut être identifiée ou identifiable, directement ou indirectement, grâce à ces Données personnelles. Cela inclut les clients, prospects, et collaborateurs anciens et actuels.
Responsable de traitement : personne physique ou morale qui, individuellement ou conjointement, décide quelles Données à caractère personnel sont collectées, pourquoi et comment elles sont collectées et traitées.
RGPD : abréviation du Règlement européen n°2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données.
Sous-traitant : toute personne physique ou morale, l’Autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des Données à caractère personnel au nom du Responsable de Traitement et selon ses instructions (par exemple des prestataires ou fournisseurs).
Tiers : toute personne physique ou morale, Autorité publique, agence ou tout autre organisme autre que la Personne concernée, le Responsable du Traitement, le Sous-traitant et les personnes qui, sous l’Autorité directe du Responsable du Traitement ou du Sous-traitant, sont habilitées ou autorisées à traiter les Données.
Traitement : toute opération ou ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des Données personnelles telle que la collecte, l’accès, l’enregistrement, la copie, le Transfert, la conservation, le stockage, le croisement, la modification, la structuration, la mise à disposition, la communication, l’enregistrement, la destruction, que ce soit de manière automatique, semi-automatique ou autre. Cette liste n’étant pas exhaustive.
Transfert de Données : toute communication, toute copie ou déplacement de Données par l’intermédiaire d’un réseau, ou toute communication, toute copie ou déplacement de ces Données d’un support à un autre, quel que soit ce support, de Données personnelles vers un pays Tiers à l’Union européenne ou à une organisation internationale qui font ou sont destinées à faire l’objet d’un Traitement après ce Transfert.
Date de mise à jour de la Politique de confidentialité : Octobre 2024 par Urbalterre.